Prijavu za upis osnivanja podnosi lice koje osnivačkim aktom i statutom imenovano za upravitelja odnosno zastupnika zadužbine odnosno fondacije.

Uz prijavu za upis podnosi se i sledeća dokumentacija:

  • osnivački akt zadužbine odnosno fondacije sa overenim potpisima osnivača odnosno pravnosnažno rešenje o nasleđivanju ako se zadužbina osniva zaveštanjem;
  • statut zadužbine odnosno fondacije;
  • dokaz o identitetu osnivača, upravitelja, odnosno lica ovlašćenog za zastupanje i to fotokopija lične karte ili pasoša ili izvod iz registra u kom je registrovano pravno lice ako je osnivač zadužbine odnosno fondacije pravno lice;
  • rešenje o određivanju izvršioca zaveštanja, ako je zadužbina osnovana zaveštanjem;
  • akt o imenovanju organa upravljanja zadužbine odnosno fondacije
  • dokaz o uplaćenim novčanim sredstvima neophodnim za osnivanje zadužbine, odnosno procena sudskog veštaka o vrednosti osnovne imovine u stvarima i pravima koja je namenjena za osnivanje zadužbine;
  • dokaz o uplati naknade za osnivanje (visina naknade);
  • druge isprave utvrđene zakonom.

Ako se vrši upis stranog fizičkog ili pravnog lica kao dokaz o identitetu dostavlja se kopija pasoša ili izvod iz registra gde je registrovano strano pravno lice sa prevodom ovlašćenog sudskog tumača.

Pri upisu osnivanja a u skladu sa poreskim propisima, Agencija po službenoj dužnosti dostavlja poreskoj upravi elektronskim putem podatke iz prijave, poreska uprava vrši upis u Registar poreskih obveznika i dodeljuje PIB koji se integriše u rešenje o osnivanju. Podnosiocu prijave se preko Agencije dostavlja i potvrda o PIB-u.

Napomena:

Visina osnovne imovine zadužbine može biti i manja od zakonom propisane, pod uslovom da je pribavljeno mišljenje nadležnog organa (Ministarstva kulture ili nadležnog organa za poslove kulture AP Vojvodine), o tome da je osnovna imovina zadužbine dovoljna za ostvarivanje ciljeva zbog kojih se osniva.

Napomena:

Zadužbine osnovane radi ostvarivanja privatnog cilja ne mogu sticati prihode neposrednim obavljanjem privredne delatnosti (član 45. Zakona).

Napomena:

Registrator donosi odluke na osnovu činjenica iz prijave, priloženih dokumenata i registrovanih podataka, bez ispitivanja tačnosti činjenica iz prijave, verodostojnosti priloženih dokumenata i pravilnosti i zakonitosti postupaka u kome su dokumenti doneti.

Po prijemu prijave registrator, u skladu sa odredbom člana 14. Zakona o postupku registracije u Agenciji za privredne registre, proverava da li su ispunjeni zakonski uslovi za upis u registar. Ako utvrdi da su podnete uredne prijave i dokumentacija, registrator u roku od 5 dana od dana prijema prijave u APR, donosi rešenje o upisu osnivanje zadužbine/fondacije i objavljuje statut na internet strani Agencije.

Ako registrator u roku od pet dana od dana podnošenja registracione prijave, utvrdi da nisu ispunjeni uslovi iz člana 14. ovog zakona, doneće rešenje kojim odbacuje prijavu sa navođenjem koji uslovi za registraciju nisu ispunjeni, i takvo rešenje će objaviti na internet strani Agencije. Ako podnosilac prijave, u roku od 30 dana od dana objavljivanja ovog rešenja u odeljku Pretraga podataka o primljenim registracionim prijavama i žalbama, podnese registracionu prijavu za registraciju podataka o čijoj registraciji je dobio rešenje o odbacivanju prijave, podnese dokumentaciju na način koji je utvrđen tim rešenjem i plati polovinu od iznosa naknade za registraciju koja je predmet prijave, zadržava pravo prioriteta odlučivanja zasnovano podnošenjem odbačene prijave. Ako se prijava odnosi na registraciju dva ili više podatka ili dokumenta, prijava se delimično usvaja tako što se registruju podaci ili dokumenti za čiju su registraciju ispunjeni uslovi, a o prijavi u ostalom delu odlučuje se na način propisan članom 17. To znači da registrator donosi rešenje kojim usvaja u delu u kom su ispunjeni uslovi za registraciju, a odbacuje prijavu u delu u kom nisu ispunjeni uslovi za registraciju, i utvrđuje koji uslovi za registraciju nisu ispunjeni. Ako podnosilac prijave, u roku od 30 dana od dana objavljivanja ovog rešenja u odeljku Pretraga podataka o primljenim registracionim prijavama i žalbama, podnese registracionu prijavu za registraciju podataka čija registracija je bila odbačena, podnese dokumentaciju na način koji je utvrđen tim rešenjem i plati polovinu od iznosa naknade za registraciju koja je predmet prijave, zadržava pravo prioriteta odlučivanja zasnovano podnošenjem prijave o kojoj je registrator odlučio donošenjem delimičnim rešenjem. Ako registrator ne odluči o prijavi u roku od pet dana od dana prijema, smatraće se da je prijava usvojena, o čemu donosi rešenje i traženu registraciju, bez odlaganja, sprovodi u Registar. Ovo pravilo se ne primenjuje ako se prijava odbacuje iz sledećih razloga: ako je registrator nenadležan za postupanje po prijavi; ako podatak ili dostavljeni dokument nije predmet registracije; ako je podatak ili dokument čija se registracija zahteva već registrovan.

Žalba i postupak po žalbi – od  01.09.2013. godine na ožalbeni postupak se primenjuju odredbe Zakona o postupku registracije u Agenciji a ne Zakon o Zadužbinama i fondacijama. Zakonom o postupku registracije u Agenciji je propisano da rok za žalbu iznosi 30 dana od dana objavljivanja odluke na internet strani Agencije i da o žalbi odlučuje nadležni ministar (u ovom slučaju to je ministar nadležan za poslove kulture). Takođe, novina je i to da je izričito propisano da žalbu može da podnese samo podnosilac registracione prijave a ne i neko treće lice. Dalje, izričito je propisano da žalba ne zadržava izvršenje. Za razliku od Zakona o opštem upravnom postupku, ako podnosilac prijave izjavi žalbu na rešenje i istovremeno otkloni nedostatke utvrđene rešenjem, smatraće se da radnje preduzete radi otklanjanja utvrđenih nedostataka nisu ni preduzete, odnosno nastaviće se postupak po žalbi. To znači da se žalba neće usvajati ako se uz žalbu dostavi dokumentacija kojom se otklanjaju nedostaci zbog kojih je prijava odbačena. Novina je i da se podnosiocu, na njegov zahtev, predaje potvrda o primljenoj žalbi kada se žalba podnosi preko Agencije. Takođe, na internet strani Agencije se objavljuju podaci o primljenoj žalbi i to: broj pod kojim je žalba zavedena, datum i vreme prijema žalbe, podatak o podnosiocu žalbe, i podatak o statusu u kome se žalba nalazi (na ovaj način je podnosiocu omogućeno da, od trenutka prijema žalbe u Agenciji, preko internet strane Agencije prati njeno kretanje odnosno tok postupka i to samo na osnovu broja predate žalbe ili na osnovu podataka o podnosiocu). Ovim zakonom je propisana i sadržina žalbe a to su broj i datum odluke koja se žalbom pobija, razlozi pobijanja, identifikacioni podaci o podnosiocu žalbe i potpis podnosioca žalbe. Takođe je izričito propisano da se podnosilac žalbe ne može u žalbi pozivati na činjenice koje nisu unete u prijavu i dokumenta koja uz prijavu nisu priložena. Po prijemu žalbe registrator proverava da li je žalba blagovremena, dopuštena ili izjevljena od ovlašćenog lica i ako utvrdi da nije, donosi rešenje kojim se žalba odbacuje. Ako utvrdi da jeste, proverava osnovanost žalbe i ako je žalba osnovana izmeniće pobijanu odluku ili staviti van snage rešenje o odbacivanju prijave i doneti rešenje o usvajanju prijave. Ako registrator u roku od pet dana od dana prijema žalbe ne odluči ni na jedan od ovih načina, dužan je da žalbu bez odlaganja dostavi nadležnom ministru. Novina je da je rok za odlučivanje ministra po žalbi 30 dana od dana prijema žalbe u ministarstvu. Takođe, ovim zakonom je propisano i postupanje ministra po žalbi, odnosno ministar može: odbaciti žalbu ako je neblagovremena, nedopuštena ili podneta od neovlašćenog lica, ako registrator nije to učinio, odbiti žalbu kao neosnovanu, usvojiti žalbu i ukinuti odluku i vratiti registratoru predmet na ponovno odlučivanje i usvojiti žalbu i ukinuti odluku i sam odlučiti o prijavi. Odluka ministra je konačna i protiv nje se može pokrenuti upravni spor. Protiv pravnosnažne odluke Upravnog suda stranka i nadležni javni tužilac mogu da podnesu Vrhovnom kasacionom sudu zahtev za preispitivanje sudske odluke.