Novine u načinu dostavlјanja i obrade finansijskih izveštaja za 2023. godinu su, u odnosu na prethodnu godinu, opredelјene iskustvima tokom prijema i obrade izveštaja, odnosno dokumentacije. U tom smislu, najznačajnije promene su sledeće:
- Redefinisan način promene podataka u Evidenciji obveznika dostavlјanja finansijskih izveštaja. Od ove godine, Agencija za privredne registre je za sve obveznike dostavlјanja finansijskih izveštaja obezbedila eksterni portal „Ažuriranje Evidencije obveznika“, u okviru Posebnog informacionog sistema Agencije (PIS FI Agencije), putem kojeg mogu da dostave reklamaciju ukoliko podaci u Evidenciji obveznika nisu ažurni. Za razliku od prethodnih godina kada su obveznici reklamacije upućivali dostavlјanjem odgovarajućih dokaza na mejl adresu obveznicifi@gov.rs, sada će se takve reklamacije dostavlјati putem eksternog portala u okviru PIS Agencije, potpisane kvalifikovanim elektronskim potpisom.
U zavisnosti od vrste promene koju obveznik želi da reklamira, na raspolaganju su tri vrste reklamacije:
- Reklamacija za unos novog obveznika
- Reklamacija za izmenu podataka obveznika
- Reklamacija za brisanje obveznika
Putem istog portala će se vršiti i prijave/odjave preduzetnika koji vode dvojno knjigovodstvo, a registruju se u statusnim registrima Agencije ili se podaci o njima već nalaze u drugim evidencijama kojima raspolaže Agencija. Kao i do sada, iste neće morati da budu potpisane kvalifikovanim elektronskim potpisom.
- Prepis podataka iz finansijskog izveštaja za prethodnu izveštajnu godinu (iz kolone tekuća godina) u obrasce finansijskog izveštaja za tekuću izveštajnu godinu (u kolonu „Prethodna godina“). Navedena funkcionalnost biće omogućena za obveznike koji redovne i konsolidovane godišnje finansijske izveštaje, odnosno vanredne finansijske izveštaje sastavlјaju na obrascima za privredna društva, zadruge i preduzetnike, odnosno za druga pravna lica, i to samo pod uslovom da su ti izveštaji za prethodnu izveštajnu godinu javno objavlјeni kao potpuni i računski tačni. Izuzetno, ako je obveznik RGFI za prethodnu godinu sastavio sa užim obimom podataka (kao mikro pravno lice) a izveštaj za tekuću godinu sastavlјa sa punim obimom (kao malo pravno lice) neće imati mogućnost prepisa podataka. Naravno, mogućnost prepisa podataka neće moći da koristi ni u slučajevima kada je promenio kontni okvir i obrasce finansijskog izveštaja koje primenjuje (npr. prethodne godine je primenjivao obrasce za druga prvna lica, a tekuće 2023. godine za privredna društva zadruge i preduzetnike).
Prepis podataka je samo mogućnost koju obveznik može da koristi ukoliko tako odluči, tako što će u kreiranom zahtevu za javno objavlјivanje finansijskog izveštaja odabrati opciju (komandu) za prepis podataka. Takođe, nakon izvršenog prepisa obveznik može da menja podatke koji su preuzeti.
- Dostavlјanje obrazloženje supotpisnika o otežavajućim okolnostima zbog kojih nije potpisao zahtev svojim kvalifikovanim elektronskim potpisom. Zahtev, kao i dokumentacija koju donosi zakonski zastupnik kod obveznika kod kojih je zakonski zastupnik ograničen supotpisom, treba da budu potpisani kvalifikovanim elektronskim potpisom zakonskog zastupnika i supotpisnika. U tom slučaju, obveznici ne treba da pripremaju saglasnost supotpisnika na sadržinu zahteva kojim je dostavlјen finansijski izveštaj, odnosno propisana dokumentacija.
Samo izuzetno, ukoliko postoje objektivne okolnosti koje sprečavaju supotpisnika da obezbedi kvalifikovani elektronski sertifikat (npr. supotpisnik je stranac koji nije u mogućnosti da dođe u Republiku Srbiju), još ove godine Agencija će prihvatati saglasnost supotpisnika sa sadržinom zahteva, izdatu u papirnom obliku. U tom slučaju, pored saglasnosti, u okviru zahteva neophodno je dostaviti obrazloženje supotpisnika o okolnostima koje ga sprečavaju da potpiše zahtev svojim kvalifikovanim elektronskim potpisom. Razlozi na kojima se zasniva predmetno obrazloženje moraju biti opravdani i logični.
- Slanje elektronskih notifikacija o prijemu i svakoj promeni statusa dostavlјenog zahteva na registrovane mejl adrese obveznika. Na inicijativu određenih korisnika, a u cilјu povećanja pravne sigurnosti, elektronske notifikacije o prijemu i promeni statusa zahteva će od ove godine biti slate, između ostalog, i na registrovanu mejl adresu pružaoca računovodstvenih usluga koji je naveden u zahtevu kao lice odgovorno za sastavlјanje finansijskih izveštaja, kao i na registrovanu mejl adresu konkretnog obveznika.
- Upozorenje za pružaoca računovodstvenih usluga koji ima registrovani prekid obavlјanja delatnosti. Ukoliko pružalac računovodstvene usluge upisan u Registar pružalaca računovodstvenih usluga ima registrovan privremeni prekid obavlјanja delatnosti u nadležnom statusnom registru, u okviru zahteva će se pojaviti poruka o navedenoj činjenici i upozorenje da će Agencija o istom obavestiti nadležne državne organe, radi preduzimanje mera iz njihove nadležnosti.
- Promenu računovodstvene regulative obveznik, od ove godine, može zahtevati podnošenjem Reklamacije za izmenu podataka obveznika putem portala u okviru aplikacije za Ažuriranja evidencije, za razliku od prethodne godine kada je promenu regulative tražio dostavlјanjem Posebnog zahteva obveznika u okviru sistema za sastavlјanje i dostavlјanje finansijskih i drugih izveštaja, odnosno dokumentacije.